E-Mail, SMS, WhatsApp: mit Patienten kommunizieren, ohne ihre Daten zu gefährden
Ihre Patienten schreiben Ihnen über alle Kanäle: SMS, WhatsApp, E-Mail, Kontaktformular der Website. Antworten ist normal; alles überall zu sagen, ist es nicht. Hier ist eine einfache Regel, um zu wissen, was über welchen Kanal gehen darf.
Vom Lymon-Team · 2. Juli 2026 · 5 Min. Lesezeit
Die Drei-Stufen-Regel
Ordnen Sie jede Nachricht vor dem Versand einer von drei Sensibilitätsstufen zu:
- Stufe 1, Organisatorisches: Daten, Uhrzeiten, Adresse, Terminbestätigung oder Erinnerung. Kein Gesundheitsinhalt. Diese Nachrichten dürfen über die üblichen Kanäle laufen (E-Mail, SMS).
- Stufe 2, Administratives: Rechnungen und Dokumente mit Namen. Sie enthalten Personendaten und Hinweise auf die Gesundheit (die Bezeichnung einer Leistung sagt viel aus): Bevorzugen Sie einen geschützten Versand, zum Beispiel einen per Code gesicherten Link statt eines frei weitergeleiteten Anhangs.
- Stufe 3, Gesundheitsinhalt: Befunde, Anamnese, detailliertes Programm, Austausch über den Zustand des Patienten. Hier ist der übliche Kanal nicht mehr geeignet: persönliche Übergabe, gesicherter Bereich oder zumindest eine ausdrückliche Einwilligung des Patienten für den gewählten Kanal, in Kenntnis der Sache.
Und WhatsApp?
Seien wir pragmatisch: Ihre Patienten nutzen es, und ein komplettes Verbot ist nicht durchzuhalten. Die vernünftige Linie ist diese: WhatsApp für Organisatorisches der Stufe 1 (« bis morgen um 14 Uhr »), nie für Gesundheitsinhalte. Stellt Ihnen ein Patient dort eine detaillierte klinische Frage, antworten Sie ihm ... in der Sitzung oder über einen geeigneten Kanal: « Gute Frage, darüber sprechen wir am Donnerstag » schützt alle.
- Führen Sie klinischen Austausch nicht in verstreuten Chats: Was für die Begleitung zählt, gehört ins Patientendossier, die einzige verlässliche Quelle.
- Nutzen Sie wenn möglich eine separate berufliche Nummer: Ihr privates Telefon ist nicht der Ort für Ihren Patientenstamm.
Automatismen, die alles richtig machen
Die gute Nachricht: Die häufigsten Nachrichten (Bestätigungen, Erinnerungen) sind genau die, die sich am besten automatisieren lassen. Eine gute Software verschickt saubere, schlichte Nachrichten der Stufe 1 ohne Gesundheitsdaten, und Sie müssen nicht mehr daran denken. Bei Rechnungen macht der per Code gesicherte Versand Stufe 2 reibungslos. Bleibt der echte menschliche Austausch, der ohnehin mehr verdient als eine zweiminütige Sprachnachricht.