Patientendossiers von Papier auf digital umstellen, ohne etwas zu verlieren
Ihre Ordner quellen über, eine Notiz von 2023 zu finden dauert zehn Minuten, und Sie wissen, dass der Schritt irgendwann kommen muss. Die gute Nachricht: Die Umstellung gelingt nicht an einem heroischen Wochenende, sondern sanft, mit einer einfachen Methode.
Vom Lymon-Team · 2. Juli 2026 · 6 Min. Lesezeit
Die goldene Regel: laufend umstellen, nicht auf einen Schlag
Der klassische Fehler ist, alles auf einmal digitalisieren zu wollen: Abende voller Scans, Entmutigung, ein abgebrochenes Projekt. Die Methode, die funktioniert, ist umgekehrt: Ab einem gewählten Datum entsteht jeder neue Inhalt digital, und alte Dossiers werden erst übertragen, wenn sie wieder aktiv werden.
- Stichtag: Jeder neue Patient wird in der Software erfasst, jede neue Konsultation dort eingetragen.
- Ein bestehender Patient kommt wieder: Sie erstellen sein Profil, erfassen das Wesentliche seiner Vorgeschichte (Anliegen, Kernpunkte, letztes Programm) in fünf Minuten, und sein Papierdossier wird archiviert.
- Inaktive Patienten: Ihre Papierdossiers bleiben gemäss den Aufbewahrungsfristen archiviert, ohne unnötige Übertragungsarbeit.
In drei Monaten lebt der Grossteil Ihrer aktiven Patienten in der Software, ohne dass Sie einen einzigen Sonntag geopfert haben.
Was bei der Übernahme ins Profil gehört
- Kontaktdaten und Geburtsdatum (unverzichtbar für die Abrechnung mit Versicherungen).
- Eine Zusammenfassung der Anamnese: ursprüngliches Anliegen, wichtige Vorerkrankungen, Allergien, laufende Behandlungen. Nicht die wörtliche Abschrift von zehn Jahren Notizen.
- Das zuletzt laufende Programm und das Datum der letzten Sitzung.
- Ist ein Papierdokument wirklich wichtig (Laborbefund, Brief), genügt ein Foto im Dossier.
Und die gesetzlichen Pflichten?
Das DSG verpflichtet Sie nicht zur Digitalisierung: Es verlangt, dass die Daten geschützt und richtig sind, auf Papier wie am Bildschirm. Bei der Umstellung verdienen drei Punkte Aufmerksamkeit:
- Aufbewahrung: Gesundheitsdossiers werden nach den Regeln Ihres Kantons aufbewahrt (oft 10 Jahre). Ein Papierdossier archivieren heisst nicht, es wegzuwerfen.
- Vernichtung: Ist die Frist abgelaufen, muss die Vernichtung seriös erfolgen (Schreddern), nicht im Abfallsack.
- Sicherheit digital: ein für Gesundheitsdaten geeignetes Hosting, geschützter Zugang, Backups. Das ist das wichtigste Kriterium bei der Wahl des Tools.